Whistleblowing

Informativa Whistleblowing

Il D.lgs. 24/2023 (cd. “Decreto Whistleblowing”) in vigore dal 30 marzo u.s., disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Fabrica Immobiliare SGR ha istituito un apposito canale interno per consentire ai soggetti indicati nel seguito di segnalare violazioni delle quali siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo con la SGR o che sospettano siano in corso. Le segnalazioni saranno gestite ai sensi di un’apposita “Policy Whistleblowing” adottata dalla SGR, i cui aspetti rilevanti sono riassunti nei punti successivi.

Quali violazioni possono essere segnalate

Possono costituire oggetto di segnalazione le seguenti violazioni:

Condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (Decreto 231) o violazioni del modello di organizzazione e gestione della SGR, redatto ai sensi del Decreto 231;
Illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE relativi ai seguenti settori: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, tra cui le violazioni delle norme dell’UE in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori indicati ai punti precedenti.

A riguardo, è utile evidenziare che:

Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti, quali, ad esempio, irregolarità e anomalie (indici sintomatici) che il segnalante ritiene possano dar luogo ad una delle violazioni previste dal Decreto Whistleblowing;
La segnalazione può avere ad oggetto elementi che riguardano condotte volte ad occultare le violazioni. Si pensi, ad esempio, all’occultamento o alla distruzione di prove circa la commissione di una delle violazioni previste.

Non possono essere oggetto di segnalazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Soggetti legittimati ad effettuare segnalazioni di violazioni o divulgazioni pubbliche

Il segnalante è la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica (vedi descrizione nel seguito) di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo. Possono pertanto effettuare una segnalazione di informazioni relative a violazioni alla SGR i seguenti soggetti:

Lavoratori subordinati della SGR (qualunque sia la tipologia contrattuale, ad esempio, sia a tempo indeterminato e sia a tempo determinato) e coloro che comunque operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato);
Soggetti in periodo di prova, in fase di colloquio/selezione o in altre fasi precontrattuali;
Ex dipendenti (se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso);
Fornitori di beni e servizi;
Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa per la SGR ed i Fondi gestiti;
Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività per la SGR ed i Fondi gestiti;
Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività per la SGR ed i Fondi gestiti;
Azionisti (persone fisiche) della SGR;
Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Le informazioni sulle violazioni sono acquisite dal segnalante in virtù di una relazione qualificata tra il segnalante stesso e la SGR, relazione che riguarda attività lavorative o professionali presenti o anche passate. Ciò anche quando si tratta di situazioni precontrattuali, periodi di prova o situazioni successive allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Canali di segnalazione interni alla SGR

Il Segnalante che abbia il sospetto che si sia verificata o si possa verificare una delle violazioni sopra descritte, può inviare una segnalazione alla SGR, secondo una delle modalità sotto indicate:

in forma scritta:
- con modalità informatiche, tramite piattaforma online, disponibile al seguente link: Whistleblowing (hawk-aml.com). La SGR incoraggia l’utilizzo di tale canale in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante e della segnalazione. A tal fine, la piattaforma impiegata dalla SGR fa ricorso ad appositi strumenti di crittografia.
- tramite posta ordinaria al seguente indirizzo: Via Nazionale, 87 – 00184 Roma (RM), alla cortese attenzione del Responsabile delle Segnalazioni (Responsabile Internal Audit).

in forma orale, richiedendo un incontro col Responsabile Internal Audit della SGR (Responsabile delle Segnalazioni), telefonando al seguente numero: +39 06.94.51.66.39. In questo caso, con il consenso del segnalante, l’incontro sarà verbalizzato, per gestire la segnalazione.

Quanto al contenuto, le segnalazioni devono essere il più possibile circostanziate, al fine di consentire al Responsabile delle Segnalazioni una compiuta valutazione dei fatti e contenere le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione, nonché una descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto di segnalazione, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati e, ove presenti, anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione.

È utile evidenziare la necessità che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori rispetto a quelli strettamente necessari per analizzarla e darle seguito.

È possibile effettuare una segnalazione interna anche in forma anonima. Tuttavia, in questo caso, è necessario che la segnalazione sia chiara e dettagliata, per facilitare i necessari approfondimenti. In ogni caso, il Responsabile delle Segnalazioni archivia le segnalazioni anonime e la relativa documentazione al fine di garantire al segnalante anonimo successivamente identificato e che abbia subito ritorsioni, le tutele previste per il whistleblower.

Responsabile del canale di segnalazione interno della SGR

La SGR ha affidato la gestione delle segnalazioni whistleblowing al Responsabile Internal Audit (Responsabile delle Segnalazioni). Il Responsabile delle Segnalazioni, nel rispetto dell’apposito iter procedurale disciplinato dalla SGR per la gestione ed analisi delle segnalazioni ricevute, analizza preliminarmente la segnalazione valutando la sussistenza dei presupposti di fondatezza e attendibilità necessari ad avviare gli ulteriori approfondimenti ed aggiorna il segnalante sullo stato di avanzamento della segnalazione tramite le seguenti comunicazioni:

entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione viene rilasciato al segnalante un avviso di ricevimento;
entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento viene dato riscontro alla segnalazione.

Inoltre, il Responsabile delle Segnalazioni:

mantiene le interlocuzioni col segnalante e può richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;
dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute.

Segnalazione esterna all’ANAC

ANAC (Autorità Nazionale Anti Corruzione, https://www.anticorruzione.it/) ha istituito un canale di segnalazione esterno idoneo ad assicurare, tramite strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante e di coloro che sono coinvolti nella segnalazione, del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione. Il segnalante può ricorrere alla procedura esterna ANAC soltanto se ricorre almeno una delle seguenti condizioni:

non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per quanto riguarda le modalità di presentazione delle segnalazioni esterne ad ANAC, esse possono essere effettuate:

tramite piattaforma informatica (disponibile al seguente link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/), che risulta essere il canale prioritario di segnalazione in quanto ritenuto maggiormente idoneo a garantire la riservatezza del segnalante e della segnalazione;
oralmente, attraverso un servizio telefonico con operatore;
tramite incontri diretti fissati entro un termine ragionevole, cui consegue l’inserimento della segnalazione nella piattaforma da parte dell’operatore. In tal caso, per ricorrere all’incontro diretto è necessaria una richiesta motivata.

Divulgazione pubblica

La divulgazione pubblica è una modalità di inoltro delle segnalazioni volta a rendere di pubblico dominio le informazioni sulle violazioni, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Il segnalante potrà beneficiare delle misure di protezione previste dal Decreto Whistleblowing se, al momento della divulgazione, ricorra almeno una delle seguenti condizioni:

ad una segnalazione interna, a cui la SGR non abbia dato riscontro nei termini previsti, abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli;
la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli;
la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete e quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito.

Si evidenzia che la segnalazione di una violazione non è un reclamo. Per informazioni sulle modalità di inoltro di un reclamo alla SGR, consultare l’apposita sezione “Reclami” del presente sito web, al seguente link: https://www.fabricasgr.com/reclami/.

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L’informativa sopra riportata, resa in conformità alla normativa vigente, costituisce un estratto della “Policy Whistleblowing” adottata dalla SGR. La Policy sarà resa disponibile gratuitamente e su espressa richiesta alle figure qualificabili come segnalanti.

Si rende disponibile l’informativa ex art. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 679/2016: Informativa Whistleblowing